Dans certaines entreprises, Excel reste un outil parfaitement adapté pour préparer un planning. Le problème ne vient pas toujours du fichier lui-même.
Il peut apparaître au moment où quelqu'un doit reprendre manuellement les informations du fichier pour les reporter dans plusieurs calendriers. Lorsque cette opération revient régulièrement, elle finit par prendre du temps, mobiliser une personne et créer un risque d'erreur.
Dans le cas présenté ici, une entreprise devait utiliser un fichier Excel pour préparer un planning, puis créer, modifier et répartir près de 200 événements entre cinq salariés et cinq calendriers Google partagés.
Cette tâche était réalisée manuellement. Elle représentait en moyenne 12 heures de travail par mois.
L'objectif n'était pas de remplacer Excel ni de déployer un nouvel outil de planning. Il s'agissait simplement de supprimer la manipulation répétitive qui intervenait après la préparation du fichier.
Le problème : un fichier prêt, mais encore beaucoup de travail
Le planning existait déjà sous la forme d'un fichier Excel.
Les informations nécessaires étaient donc réunies au même endroit. Pourtant, le travail n'était pas terminé. Il fallait encore reprendre les éléments du fichier pour créer les événements correspondants dans Google Agenda.
Chaque événement devait être associé au bon salarié et au bon calendrier partagé. Avec près de 200 événements à traiter et cinq calendriers différents à alimenter, l'opération devenait longue et répétitive.
Le travail demandait notamment de :
- consulter le fichier Excel ;
- reprendre les informations utiles ;
- créer ou modifier les événements dans Google Agenda ;
- les associer au bon calendrier ;
- supprimer les événements qui ne correspondaient plus au planning ;
- vérifier que l'ensemble avait été correctement réparti.
Pris séparément, chaque événement semblait simple à traiter. C'est l'accumulation qui posait problème.
La tâche n'apportait pas de valeur particulière. Elle ne nécessitait pas de décision complexe. Elle consistait surtout à transférer des informations déjà disponibles d'un outil vers plusieurs calendriers.
La solution : déposer le fichier et laisser l'automatisation travailler
La solution mise en place repose sur un fonctionnement très simple.
Le fichier Excel est déposé dans un emplacement précis. Ce dépôt déclenche automatiquement le traitement. Les informations sont ensuite comparées au contenu existant des calendriers Google partagés.
L'automatisation peut alors ajouter les nouveaux événements, modifier ceux qui ont évolué et supprimer ceux qui ne figurent plus dans le planning.
Il n'est plus nécessaire de reprendre les données une par une ni de créer manuellement chaque événement.
Le fonctionnement peut être résumé ainsi :
- le fichier Excel est préparé comme auparavant ;
- il est déposé dans l'emplacement prévu ;
- ce dépôt déclenche automatiquement le traitement ;
- les événements sont ajoutés, modifiés ou supprimés dans les calendriers concernés ;
- un e-mail récapitule les opérations effectuées.
Le point important est qu'aucun nouvel outil de travail n'a été imposé.
L'entreprise est restée dans son environnement habituel, avec Excel et la suite Google. Les salariés n'ont pas eu à apprendre une nouvelle application ni à consulter un système supplémentaire pour retrouver leurs événements.
Pour eux, le résultat apparaît comme si quelqu'un avait réalisé le travail manuellement. La différence se situe dans ce qui se passe avant l'affichage du planning : la manipulation répétitive a été supprimée.
Une automatisation qui s'intègre dans l'existant
Il est fréquent d'imaginer qu'automatiser une tâche implique de changer de logiciel ou de revoir toute l'organisation.
Ce n'est pas toujours nécessaire.
Dans ce cas, les outils utilisés au quotidien fonctionnaient déjà. Excel servait à préparer les données et Google Agenda servait à consulter les plannings. Le problème ne venait donc pas du choix des outils.
Il venait du passage manuel entre le fichier et les calendriers.
L'automatisation a permis de conserver les habitudes existantes :
- le fichier reste préparé dans Excel ;
- les calendriers Google restent les calendriers de référence ;
- les salariés consultent leur planning au même endroit ;
- aucun changement important n'est demandé à l'équipe.
Cette approche limite les perturbations et facilite l'adoption. Les utilisateurs n'ont pas besoin de comprendre le fonctionnement technique de l'automatisation pour en bénéficier.
Ils déposent le fichier, puis retrouvent les événements dans leur calendrier.
Près de 200 événements traités en moins de deux minutes
Le résultat observé est concret.
À partir du fichier Excel, près de 200 événements sont traités en moins de deux minutes. Ils sont répartis entre cinq salariés différents et cinq calendriers Google partagés.
La tâche, qui demandait en moyenne 12 heures par mois, devient donc quasi instantanée.
Les bénéfices sont multiples :
- 12 heures mensuelles récupérées en moyenne ;
- près de 200 événements traités automatiquement ;
- cinq calendriers alimentés ;
- moins de manipulations répétitives ;
- moins de risques d'oubli ou de mauvaise répartition ;
- aucun nouvel outil à déployer auprès des salariés.
La vérification finale reste possible. Après chaque traitement, un e-mail récapitule les événements ajoutés, modifiés et supprimés. La personne responsable peut ainsi contrôler ce qui s'est passé sans devoir effectuer elle-même toute la saisie.
Le gain ne vient pas d'une fonctionnalité spectaculaire. Il vient de la suppression d'une tâche qui revenait régulièrement et qui pouvait être prise en charge automatiquement.
Ce que ce cas montre sur l'automatisation
Cette expérience permet de retenir plusieurs enseignements.
Il n'est pas toujours nécessaire de changer d'outil
Une entreprise peut déjà disposer des bons outils, mais continuer à perdre du temps parce qu'ils ne sont pas suffisamment connectés entre eux.
Avant de chercher un nouveau logiciel, il peut être utile d'observer les manipulations réalisées entre les outils existants.
Dans ce cas, Excel et Google Agenda répondaient chacun à leur rôle. C'est le transfert manuel des informations qui devait évoluer.
Une tâche simple peut représenter un volume important
Créer ou modifier un événement n'est pas une opération très complexe.
Mais lorsqu'il faut le faire près de 200 fois, puis répartir les événements entre cinq calendriers, la tâche prend une autre dimension.
La répétition transforme une action simple en charge de travail réelle. Elle augmente aussi le risque d'erreur et rend l'organisation dépendante de la personne qui connaît la procédure.
L'automatisation peut rester invisible pour les utilisateurs
Une bonne automatisation n'a pas besoin d'ajouter une nouvelle interface ou de modifier toutes les habitudes.
Dans ce cas, les salariés continuent à consulter leurs calendriers comme avant. Le résultat reste lisible et familier.
L'automatisation est presque invisible, mais son effet sur le temps de travail est bien réel.
Le gain de temps doit être observé sur une tâche précise
Ici, le gain annoncé correspond à ce cas précis : 12 heures économisées en moyenne chaque mois grâce à l'automatisation de cette tâche.
Ce résultat ne signifie pas que toutes les entreprises gagneront automatiquement le même nombre d'heures. Le gain dépend du volume de données, de la fréquence de la tâche, du nombre de personnes concernées et des outils déjà utilisés.
La bonne démarche consiste donc à partir d'une tâche réelle, puis à mesurer ce qu'elle demande aujourd'hui.
Comment repérer une tâche qui peut être automatisée ?
Une tâche mérite probablement d'être étudiée lorsqu'elle réunit plusieurs de ces caractéristiques :
- elle revient chaque semaine ou chaque mois ;
- elle consiste à recopier des informations ;
- elle implique plusieurs outils ;
- elle demande de traiter un volume important d'éléments ;
- elle est réalisée toujours de la même manière ;
- elle mobilise une personne pendant plusieurs heures ;
- une erreur ou un oubli peut avoir des conséquences sur l'organisation.
Il n'est pas nécessaire de commencer par un projet informatique complexe.
Une première automatisation peut simplement consister à supprimer une étape manuelle entre deux outils que l'entreprise utilise déjà.
C'est précisément le type de situation qu'Automatyz aide à analyser et à améliorer. L'accompagnement commence par l'observation du fonctionnement réel : ce qui est fait, à quelle fréquence, avec quels outils et pour quel résultat attendu.
Automatyz accompagne des entreprises à La Rochelle et aux alentours pour repérer ces pertes de temps, connecter les outils existants et former les équipes lorsque cela est pertinent.
À retenir
Dans cette entreprise, le planning n'a pas été remplacé. Excel n'a pas été abandonné. Les calendriers Google n'ont pas été changés.
Une seule chose a évolué : la tâche manuelle qui consistait à transformer le fichier Excel en événements répartis dans cinq calendriers.
En moins de deux minutes, le planning est traité. Les salariés retrouvent leurs événements comme avant, mais 12 heures de manipulation récurrente sont économisées en moyenne chaque mois.
L'automatisation utile ne consiste pas toujours à ajouter un nouvel outil. Elle peut simplement permettre aux outils déjà utilisés de fonctionner ensemble.
Vous avez une tâche récurrente qui vous prend plusieurs heures par mois ? Répondez à quelques questions pour voir ce qui peut être automatisé dans votre entreprise.